Pour pouvoir réaliser une évaluation, il est facilitant de se doter, dès le début de l’action d’outils permettant de décrire et de suivre les activités.
Ces outils, complétés par d’autres informations rassemblent la matière première qui nourrira l’évaluation. Les outils permettent de suivre l’avancée du projet et de documenter sa mise en œuvre. Ce suivi doit donner des informations nécessaires aux prises de décisions courantes. On peut le définir comme une collecte systématique et continue des différentes données du projet (nombre et type d’activités, nombre de participants, profil des participants…). Le rapport d’activités (mensuel ou trimestriel/annuel) est le document qui synthétise le suivi du programme à un moment donné.
Mais attention le seul suivi n’est pas de l’évaluation. Le suivi porte uniquement sur des indicateurs de réalisation. Un indicateur est un instrument de mesure qui donne de l’information (quantitative ou qualitative). Les indicateurs sont observables, concrets et constituent les données que l’on va recueillir. Par exemple, le nombre d’enfants participants, le nombre de séances auprès des enfants, le nombre de brochures diffusées, etc.
Pour un suivi pertinent, il est utile de se donner des nombres ou proportions à atteindre comme présentés dans le tableau ci-dessous. Il s’agit de l’objectif chiffré que l’on se donne pour chaque indicateur. On le définit en se basant sur des revues de la littérature, sur de précédents projets ou sur d’autres projets de partenaires.
| Questions | Indicateurs de réalisation | Nombre à atteindre |
| Participation ? | Nbre de participants | 50 personnes |
| Activités réalisées ? | Nbre de formations | 3 formations |
| Territoires visés ? | Nbre de territoires touchés | 6 territoires |
Le recueil de données pour le suivi se déroule pendant la mise en œuvre de l’action. Il apparaît nécessaire de bien définir les informations souhaitées, et de retenir les indicateurs les plus pertinents afin d’éviter d’être submergé par les données à recueillir. Idéalement, il est nécessaire de définir les indicateurs au moment de la préparation de l’action, tout comme les modalités de recueil de données.
Il faut aussi définir les sources d’informations qui devront être consultées afin d’obtenir les données désirées (attention : s’il n’existe pas de source de données, il faut les créer). Il est également nécessaire de déterminer la fréquence de la collecte, et qui collecte l’information. Ensuite, il s’agira de définir un outil « maison », en lien avec l’activité, dans lequel l’information est compilée.
Les outils de recueil pour ce suivi peuvent être variés : tableau de bord, tableur (de type Excel ou logiciels libres), feuilles d’émargement, comptes-rendus de réunions, statistiques de fréquentation de site Internet, etc.
Voici un exemple d’outils de suivi pour de la formation
Formation : Pour conduire une évaluation d’action du secteur santé ou social
Dates : 11-12 et 19 avril 2019 – Soit 21h
Lieu : IREPS ARA – 9 quai Jean Moulin – 69001 LYON
Formateur(s) :
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